Hóa đơn đỏ thực chất là một chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa, dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua. Trên hóa đơn đỏ thể hiện đầy đủ các thông tin người mua, người bán, loại hình sản phẩm, giá trị. Các thông tin trên hóa đơn là căn cứ để xác  định tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước. Giá trị hàng bán trên hóa đơn đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.

Hóa đơn đỏ có thể được phát hành bởi Bộ Tài chính hay doanh nghiệp tự in ra theo mẫu đăng ký tại cơ quan thuế. Hóa đơn có thể được xuất ra từ chính bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ.

Theo quy định của Nhà nước, một doanh nghiệp nếu có phát sinh giao dịch mua bán cần thực hiện đặt in hóa đơn đỏ. Chi cục Thuế là cơ quan trực tiếp quản lý và cho phép đặt in hóa đơn.

Các doanh nghiệp có nhu cầu in hóa đơn cần liên hệ với những cơ sở in. Đơn vị in hóa đơn đỏ phải là nơi đã được cấp phép in hóa đơn đỏ từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Như vậy, hóa đơn bạn in mới đúng theo quy định của Nhà nước.

Thông thường, khi xuất hóa đơn sẽ có 3 liên khác nhau như: liên trắng, liên đỏ và liên xanh. Trong đó, liên màu hồng nhạt (màu đỏ) sẽ được trả cho khách hàng giữ. Số tiền giá trị gia tăng ghi trên liên đỏ được gọi là thuế GTGT đầu vào. Ở liên xanh (hoặc tím) thể hiện thuế giá trị gia tăng đầu ra.

Việc xuất hóa đơn đỏ như thế nào là đúng quy định cũng là điều mà bạn cần lưu tâm. Dưới đây là những lưu ý cụ thể bạn cần ghi nhớ:

• Khi viết hóa đơn, 3 liên cần được kẹp chồng lên nhau để viết cùng một lúc. Đây là yêu cầu bắt buộc. Không được tách rời từng liên.
• Hóa đơn cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin theo từng mục.
• Không được sửa chữa, tẩy xóa nội dung hóa đơn. Đồng nhất loại mực trên cùng một đơn.
• Nội dung hóa đơn được viết liên tục, tránh ngắt quãng, không chèn chữ hay viết đè lên nhau.
• Phần trống trên đơn không ghi bỏ trống, không được gạch chéo.
• Thời gian ghi trên hóa đơn cần ghi chính xác.
• Hình thức thanh toán sau khi xuất hóa đơn có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản.